Podstawowe dokumenty dla przesyłki morskiej potrzebne do odprawy celnej importowej w Polsce
Faktura handlowa czyli Commercial Invoice.
Ważne aby do odprawy przedłożyć commercial invoice, nie proforma invoice. Proforma nie jest akceptowana przez Urząd Celny ponieważ nie jest przeniesieniem własności.
Ponadto należy zwracać uwagę na inne szczegóły na fakturze. Muszą znaleźć się na niej:
- pełne dane nadawcy
- pełne dane odbiorcy
- numer invoice – zdarza się, że nadawca nie zmienia numeru faktury z poprzedniego zamówienia co może spowodować problem przy ewentualnej kontroli Urzędu Celnego. Numer Commercial Invoice musi także odpowiadać numerowi z dokumentu Packing List.
- data wystawienia faktury
- warunki dostawy wg. Incoterms 2010
- kraj pochodzenia czyli dopisek Country of Origin lub dopisek made in
- na fakturze musi widnieć waluta w jakiej została wystawiona – niby oczywiste a jednak zdarzają się faktury bez podania waluty lub wystawione w dwóch różnych walutach a tą samą wartością
- na fakturze żadna pozycja nie może mieć wartości zerowej. Wszelkie gratisy, produkty wymieniane, próbki muszą mieć choćby symboliczną wartość.
- ilość towaru musi być zgodna z ilością podaną na Packing List oraz na Bill of Lading.
- wartość towaru na fakturze musi mieć odniesienie w zrealizowanych do kontrahenta przelewach. W szczególnych przypadkach Urząd Celny może zażądać przedłożenia potwierdzenia przelewu za Commercial Invoice.
Packing list
Packing list to specyfikacja załadunkowa towarów, która często wygląda bardzo podobnie do Commercial Invoice ale nie zawiera wartości towaru lecz szczegółowe informacje na temat wagi netto, brutto, objętości przesyłki a także ilości pojedynczych sztuk towaru oraz ilość kartonów/ palet/ skrzyń. Packing List powinna zawierać informację o rodzaju opakowania – jeśli opakowanie zbudowane zostało z przetworzonego drewna, sklejki można dzięki odpowiedniemu wpisowi na dokumencie uniknąć granicznej kontroli fitosanitarnej (Piorin).
Bill of Lading
Bill of Lading to morski list przewozowy inaczej Konosament, który zawiera podstawowe dane o przesyłce. Dane na Bill of Lading muszą być zgodne z Packing List oraz Commercial Invoice.
Tłumaczenie faktury handlowej
Tłumaczenie faktury to po prostu szczegółowy opis importowanego towaru czyli rodzaju towaru, jego przeznaczenia, materiałów użytych do jego produkcji. Nie ma potrzeby tłumaczenia całej faktury a jedynie jej pozycji towarowych tak aby agencja celna mogła na podstawie opisu wybrać i przyporządkować odpowiedni kod taryfy celnej (HS code). Nie jest potrzebne tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Wystarczy jedynie opis towaru na commercial invoice i jej skan lub przesłanie opisu w oddzielnym dokumencie z pieczątką firmową odbiorcy i podpisem.
Warto dodać, że do odprawy przedkłada się nie oryginały lecz kopie powyższych dokumentów. W szczególnych wypadkach konieczny jest oryginał faktury lub oryginały takich dokumentów jak np. Certificate of Origin. W zależności od rodzaju towaru mogą być wymagane także inne dokumenty jak np. Declaration of Conformity CE.
